分享聯成電腦密技文章:「運用Excel的尋找與取代和運算函數,讓Excel在辦公用途,更為上手」
Excel 擁有許多技巧,可以處理公司業務上,更加的上手,雖然他只是最基礎的辦公室軟體,但是他擁有函數的運算和篩選,也同時包括了交易分析之查尋與統計,與資料庫驗證,還有更多的功能,等待發覺。
這次所要分享的,就是Excel的「尋找」與「取代」和「運算函數」
一.「尋找」
第一步:尋找客戶(?)的資料
常常公司的資料會擁有許多的內容, 一開始檔案,就擁有許多的資料,記得有朋友說曾經在一家房地產上班,擔任助理,一開啟檔案,就數十萬筆資料,若單查尋一個房子的詳細資料,單憑一個地址,面對數十萬筆資料,一個個核對,花一整天的時間,也可能找不到。
Ex:目前有數筆的電腦產商的資料,尋找「中和電腦」,如下原圖:是電腦產商的資料。
1.執行功能表「尋找與選取」的指令,按下尋找
如圖:
2.在「尋找」的編輯框內輸入卻尋找的資料內容,例如:本題要輸入「中和電腦」,然後按下「找下一個」鈕。
如圖:
3.在工作表上,Excel會快速的幫你尋找到,儲存格內有「中和電腦」的儲存格。如上圖。
二.「取代」
第二步:客戶的編號同時須要修改,例如:會員編號A要改成B。
1.先選取要取代的範圍,如圖.籃色方框
2.用執行功能表「尋找與選取」的指令,按下取代的指令。
3.尋找目標的編輯框:填入「A」
4.取代成的編輯框:填入「B」
5.然後按下「全部取代」鈕。
如圖下:
結果:如圖下
三.「(Vlookup)函數」並運用向下填滿的功能。
第三步:運用「(Vlookup)函數」來搜尋資料,Ex:已有數筆的電腦產商的詳細資料,接下來須要輸入每個月分的與電腦產商之間交易明細表。如圖:為三月分的與電腦產商之間交易明細表。
1.一般來說,通常只會填入必要的資料,如上圖所示。而名稱的空格就可以運用(Vlookup)函數,來做填入的動作,而且這個(Vlookup)函數,也同時也擁有很多方便之處,例如:3/3那筆不是與台北電腦商交易,而是跟中和電腦交易,只要修改編號後,名稱也會同被修改。
2. 在C2的方格按下(fx),會出現插入的函數的方塊。然後選擇檢視與參照的類別,尋找Vlookup的函數。
再按下確定。會出現以下的畫面。
3. 解懌:
Lookup-value :對照他,出現前面比對資料。
Table-array :要比對的範圍,(要按F4,因為要絕對的參照),,例子:(客戶資料!$A$1:$D$11)。
Col-index-num:要填面比對的哪一欄資料。第二欄,寫2
Range-lookup :是否要絕對比對,要寫FALSE或0。
4.在Lookup-value 選擇B2的儲存格,
5.在Table-array 選擇另一個工作表所有電腦產商的詳細資料,將所有資料,全部選取。例如:(客戶資料!$A$1:$D$11)
6.在Col-index-num 比對電腦產商的詳細資料中的電腦商的名稱,所填入「2」
7.在Range-lookup的欄位填入0,
8.然後再確定。會下圖的結果。
9.然後在C2的儲存格選取往下拉,完全填滿整列儲存格。
10.結果:如圖
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